Vertriebsbase Vertriebsbase

Vertriebsbase Datenschutz

Datenschutzerklärung · Stand: 13. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und bei der Nutzung von Vertriebsbase („Vertriebsbase“, „wir“). Vertriebsbase ist eine Plattform für Vertrieb, Kundenkommunikation, Objekt- und Vertragsverwaltung sowie die Verwaltung eigener Social-Media-Inhalte.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für diese Website und den Dienst Vertriebsbase ist Sven Jaeger, Bahnhofstr. 2, 73329 Kuchen, Telefon 07331 9460350, E-Mail: info@vertriebsbase.de.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Vertriebsbase für Unternehmen: wir als Auftragsverarbeiter

Unternehmen, die Vertriebsbase nutzen, verwalten darin die Daten ihrer eigenen Kunden und Interessenten. Für diese Daten ist das jeweilige Unternehmen verantwortlich, wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Mit jedem Firmenkunden schließen wir dafür einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) und nennen ihm die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter. Den AVV erhalten Sie auf Anfrage an info@vertriebsbase.de.

Haben Sie ein Formular, eine Terminbuchung oder ein Exposé eines solchen Unternehmens genutzt, ist für Ihre Angaben dieses Unternehmen verantwortlich. Seine Datenschutzhinweise sind auf der jeweiligen Seite verlinkt; dort finden Sie auch, welche der unten genannten Dienste es einsetzt.

3. Hosting und Server-Protokolle

Vertriebsbase läuft auf eigener Server-Hardware in Deutschland. Datenbank, Dateien, Anwendung und die lokale KI (Abschnitt 5) betreiben wir selbst; einen externen Hosting-Anbieter gibt es nicht.

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser und Betriebssystem. Das dient der Auslieferung der Seite, der Sicherheit und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zugriffsprotokolle löschen wir nach spätestens fünf Wochen, Fehlerprotokolle nach spätestens elf Wochen. Ist ein Eintrag zur Aufklärung eines Angriffs nötig, bewahren wir ihn bis zum Abschluss dieser Aufklärung auf.

Diese Website lädt keine Inhalte von Drittanbietern (keine externen Schriften, keine Analyse- oder Werbedienste) und setzt beim Aufruf keine Cookies.

4. Konto, Anmeldung und Browser-Speicher

Für ein Vertriebsbase-Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle und die Daten der Anmeldung. Nach der Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie, das Sie als angemeldet erkennt. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Anwendung speichert außerdem Einstellungen im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage), zum Beispiel Farbschema, Größe und Zustand des KI-Fensters (ai_widget_gross), Spalten, Filter, Sortierung, Favoriten, zuletzt geöffnete Datensätze und noch nicht abgeschickte Entwürfe (etwa eine angefangene Nachricht oder ein Protokoll). Diese Einträge bleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an uns übertragen. Sie sind nötig, damit die Anwendung so funktioniert, wie Sie es eingestellt haben (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können sie jederzeit über die Browser-Einstellungen löschen.

5. Künstliche Intelligenz

Vertriebsbase enthält KI-Funktionen, etwa einen Assistenten, Textentwürfe für E-Mails, Exposés und Social-Media-Beiträge, das Auslesen hochgeladener Dokumente, Zusammenfassungen von Gesprächen und Nachrichten sowie Antwortvorschläge im Kundenchat. Dafür geht jeweils nur der Inhalt, den die Funktion braucht, an das KI-Modell, also zum Beispiel der Text einer Nachricht, ein hochgeladenes Dokument oder die Angaben zu einem Objekt.

Lokale KI: Viele Aufgaben, vor allem das Einordnen eingehender Nachrichten und Mails, Zusammenfassungen und Entwürfe mit Kundendaten, erledigt ein KI-Modell auf unserer eigenen Hardware (Ollama). Dabei verlassen die Daten unsere Server nicht.

KI-Dienste in der Cloud: Für Aufgaben, bei denen das lokale Modell nicht ausreicht, oder wenn es nicht verfügbar ist, nutzen wir folgende Anbieter als Auftragsverarbeiter:

  • Anthropic PBC, USA (Claude): Texte, Dokumente und Bilder für den Assistenten und für Entwürfe. Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
  • OpenAI, USA (GPT-Modelle, Sprache-zu-Text): Texte und Audio für Entwürfe und Transkription. Standardvertragsklauseln.
  • Google (Gemini), Vertragspartner Google Ireland Ltd., Verarbeitung auch durch Google LLC in den USA: Texte und Bilder. EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).
  • OpenRouter Inc., USA: Vermittlung an das jeweils gewählte Modell, nur als Ausweichweg. Standardvertragsklauseln.
  • ElevenLabs (Eleven Labs Inc.), USA: Umwandlung von Text in Sprache, etwa für Sprachnachrichten und den Telefonassistenten. EU-US Data Privacy Framework.
  • HeyGen und Replicate, USA: Erzeugen und Bearbeiten von Bildern und Videos für Werbung, etwa Objektfotos. Dorthin gehen nur die Bilder und Texte des jeweiligen Auftrags. Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist bei Nutzern der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei den Daten ihrer Kunden der Auftrag des verantwortlichen Unternehmens (Art. 28 DSGVO) bzw. dessen berechtigtes Interesse an einer schnellen Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir nutzen die kostenpflichtigen Geschäftsschnittstellen der Anbieter. Nach deren Bedingungen werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet und nur befristet zur Missbrauchskontrolle gespeichert.

6. Meta: WhatsApp, Facebook, Instagram

Unternehmen können ihr WhatsApp-Business-Konto (WhatsApp Cloud API), ihre Facebook-Seite und ihr Instagram-Konto mit Vertriebsbase verbinden. Dann laufen Nachrichten, Kommentare und Beiträge über die Schnittstellen von Meta (Graph API): eingehende und ausgehende Nachrichten samt Telefonnummer, Profilname und Anhängen, Kommentare unter eigenen Beiträgen sowie die Beiträge selbst. Empfänger ist Meta Platforms Ireland Ltd., für WhatsApp die WhatsApp Ireland Ltd.; Meta verarbeitet Daten auch in den USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dem Unternehmen bzw. dessen Auftrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 28 DSGVO). Nachrichten speichern wir im Konto des Unternehmens, bis es sie löscht oder seine Löschfristen greifen; Zugriffstoken löschen wir, sobald die Verbindung getrennt wird.

7. Weitere Verbindungen, die Sie selbst einrichten

Nur wenn Sie oder Ihr Unternehmen sie einrichten, tauschen wir Daten mit diesen Diensten aus:

  • Google Kalender und Google Maps (Google Ireland Ltd. / Google LLC, EU-US Data Privacy Framework): Abgleich von Terminen, Adresssuche und Entfernungen.
  • TikTok, LinkedIn und X: Veröffentlichen Ihrer eigenen Beiträge. Für TikTok gilt Abschnitt 8.
  • Immobilienportale (z. B. ImmoScout24): Übertragen von Objektanzeigen und Abholen von Anfragen.

Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können jede Verbindung jederzeit trennen.

8. Nutzung der TikTok-Integration

Wenn Sie Ihr eigenes TikTok-Konto über die offizielle TikTok-Anmeldung (OAuth) mit Vertriebsbase verbinden, verwenden wir den erteilten Zugriff ausschließlich, um in Ihrem Auftrag Ihre eigenen Inhalte (z. B. Videos) auf Ihrem eigenen TikTok-Konto zu veröffentlichen und zu verwalten. Wir geben diese Daten nicht an Dritte weiter, verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht für andere Zwecke. Sie können die Verbindung jederzeit trennen; danach werden die zugehörigen Zugriffstoken gelöscht. Die Nutzung der TikTok-Daten erfolgt im Einklang mit den TikTok-Entwicklerrichtlinien.

9. E-Mail-Versand

E-Mails aus Vertriebsbase verschickt unser eigener Mailserver. Für die Zustellung an die Empfänger reicht er sie an Amazon Simple Email Service weiter (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg; Rechenzentrum Frankfurt am Main). Dabei verarbeitet Amazon Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt der Mail. Eine Übermittlung an Amazon Web Services, Inc. in den USA ist nicht ausgeschlossen; sie stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework. Zustell-, Öffnungs- und Klickmeldungen speichert unser eigener Mailserver. Rechtsgrundlage ist der Vertrag bzw. der Auftrag des versendenden Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 28 DSGVO).

10. Videoberatung

Für Videogespräche betreiben wir einen eigenen Jitsi-Server (meeting.vertriebsbase.de). Bild, Ton, Ihr angezeigter Name und technische Verbindungsdaten laufen nur über diesen Server und werden nicht aufgezeichnet. Ein Drittanbieter ist nicht beteiligt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des vereinbarten Gesprächs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Kontodaten löschen wir nach Ende des Nutzungsvertrags, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre nach HGB und AO) entgegenstehen. Für die Daten ihrer Kunden legen die Unternehmen in Vertriebsbase eigene Löschfristen fest. Die Fristen für Server-Protokolle stehen in Abschnitt 3.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@vertriebsbase.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.